緊急重要マトリックスを活用して白地活動の時間を確保しよう

こんにちは、予材管理サポートチームの村瀬です。

弊社では、新サービス「絶対達成インバスケット」研修をご提供しています。

昨日、私も講師として、ある企業様に絶対達成インバスケットの研修を実施いたしました。

この研修を受講していただくと、
・優先順位設定力が向上する
・問題解決力が向上する
・洞察力が向上する
・判断に自信がつく
という効果が期待できます。

上記の研修効果の中でも、「優先順位設定力」は予材管理を運用していくに当たって、ぜひ身に着けていただきたい力です。

というのも、予材管理を始めると、営業活動の時間が足りないという事態に直面する方がほとんどです。

お客様とのコミュニケーション量を今までよりずっと増やさないと、目標の2倍の金額の予材を生み出すことはできないからです。

そこで、抱えている仕事に優先順位をつけ、処理していく力が必要になるのです。
では、どのように仕事の優先順位をつけるのでしょうか。

優先順位を考える切り口として絶対達成インバスケット研修でご紹介しているのが、「優先順位実行マトリックス」です。

※各象限は下記の通り
Ａ象限：重要かつ緊急であること
Ｂ象限：重要ではあるが、緊急ではないこと
Ｃ象限：重要ではないが、緊急なこと
Ｄ象限：重要でも、緊急でもないこと

例えば、「人命に関わること」や「顧客からのクレーム」は、重要かつ緊急な事なので、Ａ象限に分類されます。

一方、「同僚から明日までに飲み会の返事が欲しい」と言われたら、期限は迫っていますが、他の業務と比べてみると重要度は低いでしょうから、Ｃ象限に分類されます。

また、「部下の育成」は会社の発展のために重要であるものの、明確な期限が決まっていないため、Ｂ象限に分類されます。

営業時間が足りない！と嘆く前に、ご自身が抱えている仕事がどの象限に当てはまる物なのかを、ぜひご確認いただきたいのです。

そして、重要度の低い仕事は、無くしたり、簡略化したりできないか、考えていただきたいのです。

中には、「自分の仕事は、全部重要かつ緊急なＡ象限の仕事だ！」とおっしゃる方もいるかもしれません。

でもそれって本当でしょうか？

今から1時間しか仕事をする時間がなくて、かつその時間を経過したら1週間は仕事ができないような状況に追い込まれたら、どの仕事から手を付けていきますか？

全部Ａ象限だと考えていても、きっとご自身なりに各仕事の優先順位を付けていらっしゃるのではないでしょうか。

インバスケット研修では、最も意識して取り組まなければならないのは、Ｂ象限の仕事であるとお伝えしています。

Ｂ象限に分類される仕事は、期限が迫っていないため後回しになりがちな上に、放っておくと緊急度が上がり、Ａ象限に移行するからです。

白地活動や水撒き活動は、納期をお客様と約束しているわけではないので、Ｂ象限に分類される仕事です。つまり、後回しにされがちだけれど、やらないと痛い目に合う仕事です。

緊急度の高い仕事に振りまわされず、Ｂ象限の仕事の時間をいかに確保していくか。
これが予材管理を運用していく際のポイントのひとつです。