ゴールデンウィークに実践した予材管理

コンサルタントの酒井です。

ゴールデンウィークはどのように過ごされましたか？私は遠出することもなく、もっぱら家事と7ヶ月の娘の育児に追われたゴールデンウィークでした。

でもせっかくのまとまった休みだからと思って、普段やらないことをしてみました。
それは書斎の掃除です。

普段から休みの日は、自宅の掃除は私の担当。床掃除、お風呂掃除などをやるのは習慣なのですが、自分の書斎となるといつも後回し。
なぜなら、書斎に関しては、妻から何か言われるわけでもないためです。気づけば、片付けをしないままの状態で数ヶ月が経ってしまっていました。

その結果は、もはや書斎というより物置。娘の雛人形のセットなどのダンボールが無造作に置かれていたり、文房具が散らばっていたりと、とにかく整理ができていない状態。

でもそれ以上に、整理されずに書斎を占有しているのは、大量の本。。。
私は昔から気になる本があれば、とにかく買う習慣があります。その結果、読む時間があるなしに関係なく、定期的に本が増えていくことになります。

すでに書棚に収まりきらない数となり、溢れた本たちが机一面や地面に無造作に置かれている状態。ざっと数えたところ、書棚にある本も含めて、約850冊の本がありました。

せっかくのまとまった休み。「エイヤ」で整理することを決意しました。

私は組織の現場に入って目標を絶対達成させるコンサルタントです。行き当たりばったりで作業するわけにはいきません。

絶対達成コンサルタントの名にかけて、予材管理的発想で、次の３つのステップで活動を行いました。

目標数を設定する

分類定義を設定する

定義に基いて整理する

順番にご説明していきましょう。

１．目標数を設定する
現在保有する書籍は850冊。この数を書棚に収められるだけの数に減らすことを目標に設定しました。

収納可能数は、600冊でした。現状とのギャップが250冊。

しかし、今後新たに購入することを想定すると、もっと余裕を持たせたい。。。そこで年内に100冊くらい購入するとざっと仮説を立て、最終的に書棚収納目標数を「500冊」と設定しました。

２．分類定義を設定する
500冊の目標を達成させるため、保有する全書籍をカテゴリーごとに分けるべく、定義を設定しました。見込本、資産本、処分本というカテゴリーです。

（1）見込本（＝（1）目標数）
・これから年内に100%読む書籍
・すでに読了済で、手の届く場所に置いておきたい書籍

（2）資産本
・年内にはおそらく読まない書籍
・すでに読了済で、年内は手をつけることはないと思われる書籍

（3）処分本
・今後しばらく読まないし、手をつけることはないと思われる書籍

３．定義に基いて整理する
ここまでできれば、あとは作業するだけです。

以上の通り、1.目標数を設定し、2.分類定義を設定し、3.整理した結果、所狭しと書斎を占有していた850冊の書籍は、すっきりと整理されました。

【結果】

見込本→500冊

資産本→300冊

処分本→50冊

つまり、目標数500冊に対して、見込本として書棚に収納した数は500冊。達成率100%という結果を得られました！！！

予材管理をもとにコンサルティングをしていると、それぞれの営業パーソンの予材状態が本当にリアルに分かります。

目標に焦点を合わせて活動しているかいないか、目標未達成リスクがあるかないか、会わずとも分かってしまいます。

なぜ分かってしまうかは、さまざまな見方のポイントがあるのですが、基本のきは、「予材定義に基いて記載しているか」という視点です。

予材管理の定義である「見込み」「仕掛り」「白地」は、組織営業するための共通のものさしです。
ものさし、つまり基準がバラバラだと、組織としてマネジメントすることは神業の領域になってしまいます。

神だけでなく誰もが予材管理シートを見るだけで、マネジメントするためには、共通の客観的な基準（＝予材定義）に基づいた記載がされていることが前提となります。

それにも関わらず、
「その仕掛りは、本当に今期中のものなの？」
「その白地は、記載しているだけになっていない？」
「見込みが先週の金額から減っているけど、どうして？」

と予材定義に基いて正しく記載されていることが疑わしい予材管理シートにときどきお目にかかります。

そのような予材管理は、まさにゴールデンウィーク前の私の書斎のような状態。一言で言えば、「わけがわからない」状態です。

そうなってしまった場合は、私が書斎を整理した手順で、原点に立ち返ってメンテナンスをしていただきたいのです。

適正予材量を設定する（再確認する）

予材定義を設定する（再確認する）

定義に基いて整理する

大事なことは、定期的にメンテナンスをすることです。一度にまとめてやらないこと。常に現在の状態が正しく反映されているように、日々更新し続けることが鉄則です。

さて、私にとってもゴールデンウィーク中とは言え、まとまった作業はなかなか大変でした。

私もなんとかこれから定期的に書斎のメンテナンスをしていく決意です。