組織内でミスコミュニケーションは発生していませんか？

予材管理クラウドサポートスタッフの北村です。

みなさんは誰かとコミュニケーションを取った時に、きちんと「言葉」で伝えたにも関わらず認識の違いが生まれたことはありませんか？

伝えたいことを「言葉」にのせて相手に届けても、「言葉」そのものは相手に伝わっても、その「言葉」から「イメージ」することは受け取る人によって異なります。

私は以前、北海道から上京してきた友人に、「冬が来たら寒くて嫌だね」と言ったことがあります。

すると、友人は「分かる！私も北海道出身だけど、寒いのは苦手なの！」と答えました。
私はその言葉を聞き、「へー！！雪国出身でも寒いのは苦手なんだね！」と“東京の冬の寒さ”を連想しながら言ったのです。

この時、2人の間では「互いに冬は寒くて嫌だと思っている」という認識で会話は終了しました。（単なる雑談だったため）

しかし、季節が過ぎ、友人が東京で初めて冬を迎えると、友人から「ねぇ！そういえば前に冬は寒くて嫌だ！って言ってたけど、東京の冬はそこまで寒くないじゃん！これくらいなら全然嫌じゃないよ！」と言われたのです。

私が発した「寒くて嫌だ」という言葉自体は確かに伝わっていましたが、「寒くて嫌だ」という言葉を受け取った時に友人が「イメージ」した冬に寒さは“北海道の冬の寒さ”だったのです。

私は“東京の冬の寒さ”をイメージして話していたので、この時に認識の違いが発生していました。

人は過去の自分の体験によって「言葉」の「イメージ」をします。つまり人によって「言葉」の定義が異なるのです。

組織内の会話でもこのような言葉による認識の違いは生まれます。

例えば、上司が部下に営業活動の状態を聞き、部下が「このお客様には今アプローチしているところです！」と答えたとします。
本来この会話だけでは「アプローチしている状態」がどのような状態なのかが分かりません。

お客様へ提案をしている状態なのか、まだ関係構築をしている状態なのか…。

しかし、もし上司が自分の経験から考え、「アプローチ」といったら「提案している状態」だろうと認識をし、会話をしてしまったら、ミスコミュニケーションが発生してしまうかもしれません。

組織内でのミスコミュニケーションは大きな痛手です。そうならないための対処法の１つが「言葉」の定義を揃えることです。
「言葉」の定義が揃っていれば、発する側と受け取る側の間で認識の違いが生まれず、効率的にコミュニケーションをはかる事が出来ます。

そこでオススメなのが予材管理です。

予材管理では様々な定義づけられた言葉を使用します。

例えば予材の状態は「白地」・「仕掛り」・「見込み」という３つの言葉で分類され、それぞれの言葉が「予材のどの状態を指すのか」定義づけられています。

よって、予材の状態について会話をした際、ミスコミュニケーションが生まれる心配はありません。

上司が営業活動について部下に質問をした際も、「この予材はまだ白地の段階です」と部下が答えるので上司は正確に部下の営業活動を把握することができます。

みなさんの組織では正確なコミュニケーションがはかれていますか？

もし、それぞれの認識で言葉を使用しコミュニケーションがなされているのであれば、予材管理を使って一度言葉の定義を揃えてみてはいかがでしょうか。

予材管理オフィシャルサイトには「予材管理用語集」があります。
ぜひご覧になってみてください。