営業支援システム（ＳＦＡ）活用の問題

私が営業支援にはいるクライントには営業支援システム（ＳＦＡ）がすでに導入されているケースも多くあります。

目的をもって営業支援システム（ＳＦＡ）を導入しているはずなのですが、多くの会社が、営業支援システム（ＳＦＡ）をうまく使いこなしていません。

結果、営業支援システム（ＳＦＡ）高額の電話帳になっていたり、案件や顧客状態が全く分からない管理になっており、入力はされているがマネジメントに活用できていないケースを見かけます。

なぜ、高額のシステムを導入しているにも関わらず、組織内で正しく運用されないケースが多く発生するのでしょうか。

私が経験してきた失敗するケースは、システムを使ってマネジャーと部下がコミュニケーション正しくとれていないケースです。

営業支援システムの運用で失敗するポイントは2点です。

１の入力の正しい定義が決まっておらず、入力に不備があるについては、いつのタイミングで入力するかの期限が決まっていない、また、守られていないケースがあります。

必要なタイミングで、必要な情報が入っていないと顧客の情報や、案件の状態が個人、組織の単位で正しく管理することができません。

また、入力についても自社の営業に必要な情報の記載の定義が決まっておらず、ひとによって、入力漏れや、不明確な情報がかかれていると上司や管理セクションが正しく営業状態を把握できないケースがあります。

正しいタイミングで、行動した結果が必要な情報としてまとまらなければ、正しい状態管理ができません。

まずは、いつ入力し、何をどのように入力するかの定義を決め、ルールどおり、正しく運用する組織習慣をつくりマネジメントする必要があります。

２、の入力された状態をもとに、上司と部下がシステムの画面を見ながら営業計画や改善の議論を定期的に行っていないについては、

入力されたデータをもとに、上司部下で、

を決めることができていません。またデータをもとに、改善のプランを立てて活動結果を確認するＰＤＣＡが推進されなければなりませんが、入力しっぱなしでデータを営業活動改善のコミュニケーションに使っていないケースが散見されます。

具体的には、上司と部下がシステムの画面を見て議論する機会そのものがありません。

多くの営業支援システムはそれぞれに特徴を持ちながら、営業活動を見える化し、次のアクションを決める材料を検討できるよう設計されています。

しかし、システム会社は、導入した組織内で、入力ルールを設定し、正しい入力ができているかまで、提案とトレーニングをしてくれません。

また、システム会社は、上司部下間で、どのタイミングでシステムを使って打ち合わせを行い、システムのデータや状態をもとに、どのように部下指導する必要があるかまで、提案とトレーニングをしてくれません。

あくまでもシステム会社は機能を売るものであり、運用は組織に任されます。

機能そのものは魅力的な活用が期待されますが、運用を任された組織がどのように運用するかが分かっておらず、正しい運用ができていないと、高額なシステムの導入が成果につながらず、失敗に終わることがすくなくありません。

弊社のコンサルでは予材管理クラウド（ＳＦＡではないですが）を使うシステムの運用ルールを企業に合わせて決定し、正しい入力ができるようになるまで、指導します。

また、上司と部下の間で、どのタイミングでシステムの何を見て、どんな改善プランを立てるかまでルールを決め指導します。

さらに、システムの入力状態、システムを使ったコミュニケーションの状態が正しくおこなわれているかを監視し、問題を発見し、導入を進めます。

その結果、正しい営業状態がシステムに反映されます。

部下と上司の間でシステムを使って定期的な活動改善が展開されＰＤＣＡが回ります。

弊社代表の横山は「成果を出すために必要なのは仕組みとコミュニケーションだ」と日ごろから指導していいます。

営業支援システムを活用するにも、運用の仕組みがきまっていることと、と上司部下の間のコミュニケーションが正しく実行されることが重要です。

あなたの組織で導入している営業支援システムがうまく機能していない場合には、システムの機能を否定するのではなく、運用の仕組みとルールの定着を行ってください。

システムを使ったコミュニケーションの部分をまず疑っていただきたいとおもいます。